Ein signifikanter Unterschied zu anderen KI-Anwendungen wie ChatGPT ist, dass Copilot direkten Zugriff auf sensible Unternehmensdaten hat, auf die auch die Anwender Zugriff haben.

Häufig befinden sich auch sensible Daten im Allgemeinzugriff, ohne dass es gewollt oder bewusst ist.
Dies unterstreicht die Notwendigkeit, das Thema Datenschutz in Verbindung mit der Nutzung von KI ernst zu nehmen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

Beim Einsatz von Microsoft Copilot ist aus Datenschutzsicht einiges zu beachten:

1. Es muss sichergestellt werden, dass der Datenschutz eingehalten wird und nur autorisierte Personen Zugriff auf bestimmte Informationen haben? (Dies muss zwingend bereits vor einer Teststellung durchgeführt werden!)
2. Um den Herausforderungen, die die Nutzung von KI-Tools wie Copilot mit sich bringt, gerecht zu werden, könnte eine Überarbeitung der internen Datenschutzrichtlinien erforderlich sein. Dies umfasst möglicherweise die Einführung strengerer Zugriffskontrollen und die Sensibilisierung der Mitarbeiter für den Umgang mit sensiblen Daten.
3. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Wenn Microsoft Copilot als Auftragsverarbeiter personenbezogene Daten im Auftrag des Unternehmens verarbeitet, ist ein AVV erforderlich. Dieser Vertrag regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Dienstleister und stellt sicher, dass diese im Einklang mit der DSGVO und im Auftrag des datenverarbeitenden Unternehmens erfolgt.
4. Sicherheitsmaßnahmen: Es müssen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen getroffen werden, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau für die verarbeiteten Daten zu gewährleisten. Dies umfasst Maßnahmen zur Sicherung der Datenverarbeitungssysteme und -infrastrukturen gegen unbefugten Zugriff, Datenverlust oder -beschädigung.
5. Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA): Für Technologien, die ein hohes Datenschutzrisiko bergen könnten, ist eine DSFA erforderlich. Diese Bewertung hilft dabei, Datenschutzrisiken zu identifizieren und Maßnahmen zu deren Minderung zu definieren.
6. Internationale Datentransfers: Wenn Daten außerhalb der EU/EWR übertragen werden, müssen zusätzliche Schutzmaßnahmen getroffen werden, um das Schutzniveau der DSGVO zu gewährleisten. Dies kann durch Standardvertragsklauseln, Angemessenheitsbeschlüsse oder andere Mechanismen erfolgen.
7. Einwilligung und Transparenz: Die Nutzer müssen über die Datenverarbeitung informiert werden und, wenn erforderlich, ihre Einwilligung geben. Informationen über die Datenverarbeitung sollten leicht zugänglich und verständlich sein.

Zusammenfassend ist es für den Datenschutz wichtig, all diese Aspekte zu bewerten und gegebenenfalls Maßnahmen zu ergreifen, um die Konformität mit den Datenschutzgesetzen sicherzustellen. Vor der Einführung von Microsoft Copilot im Unternehmen sollte daher eine gründliche Prüfung erfolgen, um Compliance mit den Datenschutzvorschriften zu gewährleisten.

Die Implementierung von KI-Tools sollte Hand in Hand mit verstärkten Sicherheitsmaßnahmen und einer kontinuierlichen Überprüfung der Datenschutzpraktiken gehen.