Der TLfDI bezieht sich zunächst auf den Grundsatz der Speicherbegrenzung gemäß Artikel 5 Abs. 1 lit. e DSGVO, wonach personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden dürfen, wie es für den Zweck erforderlich ist.

Der Zweck, der eine längere Speicherdauer rechtfertigen kann, ist die Verwendung für eine krankheitsbedingte Kündigung. Im Rahmen der negativen Gesundheitsprognose muss der Arbeitgeber darlegen und beweisen können, wie viele Fehltage der Arbeitnehmer vor dem Ausspruch der Kündigung hatte.

Das Bundesarbeitsgericht hatte am 25. April 2018, Aktenzeichen 2 AZR 6/18, geurteilt, dass „bei einer Kündigung wegen häufiger Kurzerkrankungen, vorbehaltlich besonderer Umstände des Einzelfalls, für die Erstellung der Gesundheitsprognose ein Referenzzeitraum von drei Jahren vor Zugang der Kündigung maßgeblich ist.“

Auf dieses Urteil stützt der TLfDI nun seine Bewertung, dass Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen maximal 3 Jahre gespeichert werden dürfen. Eine längere Speicherdauer ist nach Ansicht des TLfDI nicht ausgeschlossen, muss aber begründet werden können.

Wir empfehlen, die Speicherdauer entsprechend anzupassen. Unter Berücksichtigung des Ablaufs des Jahres, in dem die AU vorgefallen ist und einheitlicher Löschroutinen sollten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen also spätestens nach 4 Jahren gelöscht werden.